CHIHIRO
役員の仕事を理解し、
細やかな気配りでサポート。
町田 千尋
秘書室（現在は営業第一部に所属）
2008年入庫 文学部卒
経営陣が本来の業務に集中できるよう補佐をする
役員のスケジュール管理・調整、電話応対、来客対応、懇親会や出張の手配などを行い、役員が本来の業務に集中できるよう補佐しています。日々の中心的な業務となるのはスケジュールの管理・調整です。外部のお客様や担当部から役員宛てにかかってくる電話に対応し、アポイントメントを調整していきます。
農林中央金庫の秘書室は担当秘書制です。理事長と副理事長には専任の秘書が付き、専務・常務は秘書1名が2名の役員を受け持っています。
的確なスケジューリングと丁寧な接客を実践
入庫4年目に秘書室へと異動し、副理事長秘書を務めています。
スケジュールの調整は基本的に、副理事長の判断を仰ぎながら行いますが、補佐をする秘書の側も、副理事長のお仕事の進め方やペースを把握しておくことが欠かせません。1日に入れる予定は何件ぐらいが適切か、会議の前にはどの程度考える時間が必要かといったことを踏まえたうえで、関係部とも連携し、確実な情報伝達とムリ・ムダのない時間配分を心がけています。
取引先企業の経営層などと接する秘書は、農林中央金庫の対外的な印象を左右するポジションです。正しい敬語を使うのはもちろんのこと、お客様にお出しするお茶の温度など、目に見えないところにも気を配り、心のこもった丁寧な応対を目指しています。
Q. 印象深い経験は？
A. 成長を実感できた瞬間秘書になったばかりのころは、副理事長と話をするというだけで緊張し、聞きたいこともうまく聞けない状態でした。けれども、それでは秘書が務まりませんので、副理事長との距離を縮めつつも、近すぎない程度に保つよう意識して、外部の方や担当部との橋渡しに努めました。
そうして副理事長の優しさや職場・担当部の方々に支えられながら取組むうちに、少しずつ気持ちが汲めるようになり、副理事長から「成長したね」とお褒めの言葉をいただくことができたのです。秘書となって1年あまりが経った時期の出来事です。
Q. プライベートの過ごし方は？
A. 旅行を楽しみ、視察ランチも趣味は美味しいものを食べることと、旅行に行くこと。休日には国内・海外を問わず旅行に出かけてリフレッシュしています。農林中央金庫は有給休暇を取りやすいので、土日や連休に有休を付けて旅行に行くこともよくあります。
また、役員の懇親会場の視察を兼ねて休日にランチに行ったりもしています。一度下見をしておけば、会場の位置やアクセス、移動にかかる時間などが分かり、スケジューリングに役立ちます。
ONE DAY
1日のスケジュール
8:00
出社
8:00〜8:30
本日の準備
役員より早く出社し、お部屋の整理、応接室の点検、スケジュールの確認などをする。
8:30〜8:45
副理事長とのミーティング
副理事長に本日のスケジュールと翌日以降のスケジュールなど連絡事項を伝達。
8:45〜12:30
電話・来客の対応、出張・懇親手配、スケジュール調整など
電話対応、来客応対。日中は電話が次々に掛かってくる。スケジュールの管理・調整をする。
12:30〜13:25
昼食
理事長秘書と交替で昼食をとる。
13:25～16:30
電話・来客対応、出張・懇親、手配スケジュール調整など
午前中と同様。出張・懇親が決まれば、チケットなど出張の手配をする。懇親の場合は担当部や先方窓口とやり取りし、会場の手配や案内状の作成などを行う。
16:30～18:30
翌日のスケジュール確認など
副理事長にお渡しするスケジュール表を作成。不明事項などがあれば担当部に確認。その間も随時、電話に対応。
18:30
帰宅・夕食
秘書室の同僚や同期の職員と一緒に食事を楽しむ。そのまま旅行へ出かけることも。
